Cómo franquiciar una empresa

Cómo franquiciar una empresa

La mejor manera de explicar qué es lo que se necesita y qué es lo que hay que hacer para franquiciar una empresa es fijarnos en sus orígenes y analizar cómo fueron sus inicios, saber con qué problemas se toparon y cómo los solucionaron.

Varios tipos de negocios totalmente diferentes y exitosos fueron apareciendo en el mercado y este hecho no pasó inadvertido, porque un buen día, un inversor con vista se fijó en uno de ellos y pensó, ¿por qué yo no puedo tener un comercio así?, una auténtica máquina de generar ingresos “funcionaría” en mi ciudad?, ¿y si hablo con su propietario y le pido que me explique cómo lo ha desarrollado?, le pagaría lo que fuera.

No nos equivocamos mucho al pensar que los orígenes de la franquicia y su popularización se produjo a raíz de varias situaciones como ésta. Varias empresas fueron empleando esta fórmula de crecimiento (McDonalds, la mayor franquicia del mundo empezó así), luego fueron otras y hoy existen miles en todo el mundo y pertenecientes a todos los sectores.

Cómo solucionaron estos pioneros las necesidades que les fueron surgiendo y cómo hicieron para encontrar más inversores (franquiciados), nos puede servir para describir cómo se franquicia un negocio.

Ya hemos empezado por lo primero, la indiscutible regla fija del sistema, hay que partir, como ya hemos reflejado, de un negocio de Éxito y que tenga capacidad de ser reproducido en otro entorno, si no es inútil que continuemos puesto que no llegaremos a ningún lado: Franquiciar es reproducir un Éxito comercial.

 

A partir de aquí, la técnica de franquiciar requiere lo siguiente:

  • Desarrollar un acuerdo equilibrado en el que salgan beneficiados el franquiciador y el franquiciado
  • Trasmitir adecuadamente los conocimientos sobre el funcionamiento del negocio para que este tenga éxito
  • Proporcionar los servicios para que el futuro franquiciado pueda ejercer la actividad en las mejores condiciones.
  • Integrar nuevos franquiciados en la red.

Las reglas sobre las que se asienta la franquicia son muy antiguas y se basan en el reparto de funciones entre las dos partes que forman este acuerdo: franquiciador y franquiciado. El primero aporta los conocimientos para explotar un negocio con Éxito y el segundo el dinero y la gestión para hacerlo posible, da igual que hablemos de hamburguesas, ropa, inmuebles…, la fórmula funciona en todos los sectores.

Poner de acuerdo a las partes: El contrato de franquicia

Volvamos, por lo tanto, con nuestro “primer inversor”, ya se ha puesto en contacto con el propietario del negocio y le ha explicado sus intenciones, en principio los dos están de acuerdo pero ahora viene lo más complicado ¿cómo dar forma a todo esto?, aquí’ es donde entra la técnica de franquiciar, que exige seguir una metodología concreta. Como hasta entonces nadie lo había hecho, no había unas pautas que seguir y hubo que crearlas.

El inversor, futuro franquiciado, le hace una propuesta al propietario de este brillante negocio: Como hemos dicho ya hay un acuerdo básico, y nuestro inversor le solicita al empresario que permita utilizar esa marca sin interferencias y durante un tiempo determinado y, además, se compromete a hacerlo de una manera concreta y bajo las pautas que se le impongan, a cambio le pagará una cantidad cuando le transmita estos conocimientos y un porcentaje de las ventas. Los dos convienen que, como todo este tipo de acuerdos son muy relevantes, va a ser mejor ponerlos por escrito. Sin saberlo acaban de crear la zona de exclusiva, el canon de entrada, el royalty de funcionamiento y lo que es más importante: el contrato de franquicia. Luego vendrán las leyes que regularán y ordenarán este proceso, pero la semilla está puesta.

Tras analizar brevemente esta situación estamos en condiciones de afirmar que el contrato de franquicia es un documento específico de cada negocio y que estandarizarlo y usarlo de manera indiscriminada no responde al espíritu de formalizar un verdadero acuerdo entre las partes sino más bien trasladar las condiciones de un negocio a otro, con lo que pierde su sentido.

Transmitir los “secretos” del negocio (saber hacer) para conseguir el Éxito

Fruto de este acuerdo, surgen una serie de necesidades a las que hay que dar una solución lo más rápida posible, ¿cómo hacer para que todo vaya bien? El inversor necesita formación, necesita que alguien le diga qué ubicación es la mejor, cómo se decora el establecimiento y qué proveedores lo van a hacer posible, cómo se trabaja día a día, qué hay que hacer para atraer clientes, qué productos vender y cómo hacerlo, etc. En otras palabras, necesita respuestas antes, incluso, de poner en marcha el negocio.

Para responder a estas cuestiones es necesario extraer las bases del Éxito del negocio y crear las herramientas con las que transmitírselo a terceros. Es la elaboración del package de franquicia, que posibilita la reproducción del negocio en otros entornos a través de la estandarización de la totalidad de su funcionamiento. Todos estos conocimientos se ordenan por materias para hacérselos  más comprensibles al franquiciado (producto, decoración, comercialización, imagen corporativa, administración, etc.) y lógicamente varían sustancialmente de unas franquicias a otras y de unos sectores a otros, no en vano recopilan sus experiencias exclusivas.

No hay que perder de vista el hecho de que esta documentación únicamente constituye una herramienta y no el objetivo de un proyecto de franquicia, el Éxito no va a estar en disponer de unos manuales excelentes, puesto que estos no constituyen la clave, sino en tener detrás un negocio y una estructura perfectamente preparados y es aquí hacia donde nos dirigimos ahora.

Proporcionar servicios a los franquiciados: La central de franquicias

Una vez que la franquicia está en disposición de reproducir el negocio hay que pensar en llevar a la práctica todas las necesidades y para hacerlo se necesitan recursos humanos, pero antes hay que definir exactamente cuáles son esas necesidades y a partir de ellas depositar la responsabilidad de satisfacerlas en personas concretas.

Necesitamos una organización, lo que se denomina Central de franquicia y que no es ni más ni menos que la estructura a través de la cual el creador del negocio va a posibilitar que los franquiciados ganen dinero, puesto que por medio de ella les va a proporcionar todo lo que necesitan para conseguirlo: Producto, proveedores, publicidad, merchandising, escaparatismo, formación, renovaciones, etc. El saber estructurar y dimensionar adecuadamente esta central forma parte de la técnica específica necesaria para franquiciar el negocio, pero en cualquier caso el termómetro para determinar la estructura más adecuada es conocer las necesidades que va teniendo la red.

Cuando apareció este primer inversor, el nuevo franquiciador pudo proporcionarle todo lo que necesitaba prácticamente él sólo. Cuando fueron llegando otros necesitó contratar personas y estructurar la áreas en torno a estas necesidades. La forma de funcionar se mantiene pero la estructura se hace mucho más grande.  ¿Cómo si no sería posible conseguir abrir 4 ó 5 centros en paralelo, con las correspondientes necesidades de cada uno (pedidos, formación, adecuación, publicidad, etc.), no sería viable sin disponer de una estructura organizada.

En función del tipo de negocio que se franquicie serán unos u otros los servicios que preste nuestra central y será mayor o menor el período de formación para transmitir el saber hacer. Nuestro primer franquiciador prestó unos servicios concretos, pero el siguiente y los demás prestaron otros, lógicamente las exigencias de sus redes no eran las mismas y en consecuencia sus centrales de franquicia tampoco son iguales. No es lo mismo una agencia de viajes que un negocio de ropa deportiva. Las necesidades de estos franquiciados varían y hay que empezar por determinar cuáles son y a partir de ellas organizarse.

No tiene sentido empezar al revés. La pregunta no es ¿cómo debe estructurar la central?, sino ¿qué servicios necesita mi red de franquicias? En cuanto los definamos sabremos cómo debemos estructurar la red y se deberá hacer de manera escalonada. No es igual la estructura de una franquicia cuando empieza (probablemente constará de una persona), que cuando tiene 100 ó 200 centros; para empezar no hace falta tener una central amplia sino adaptada a la situación de cada momento de lo contrario estaremos actuando de manera incorrecta incurriendo en costes innecesarios. Empezar a franquiciar sin contar con esta estructura hará que el proceso de concesión de franquicias sea un completo desastre.

Buscar nuevos franquiciados

El negocio tiene Éxito y éste se ha probado, nuestro franquiciador dispone de un contrato y de un proyecto sólido, se sabe cómo reproducir este negocio en otros entornos y cómo transmitir el saber hacer adecuadamente y además existe una central de franquicias (aunque sea peque–a) para proporcionar todo lo que el franquiciado va a necesitar, entonces lo único que falta es conseguir integrar más franquiciados para que los resultados sean mejores.

Hemos visto que el principal medio para atraer franquiciados es el propio negocio, pero en la actualidad y dada la competitividad que existe, cada vez son más las actuaciones a través de los múltiples medios que ya ha desarrollado el mercado para conseguir atraer a los inversores: Prensa, Relaciones Públicas, Ferias de Franquicia, Acciones sobre bases de datos, etc. Son muchas las posibilidades pero hay que tener en cuenta el presupuesto disponible. Inicialmente las necesidades son amplias y los medios suelen ser escasos, por este motivo hay que ajustarlo perfectamente y evaluar cuales pueden ser las que mayor número de contactos nos pueden proporcionar, sólo de esta manera rentabilizaremos estas acciones.

Destinemos un presupuesto, elijamos adecuadamente los medios, y diseñemos un plan de desarrollo que contemple no sólo estos, sino también las personas que se van a encargar de coordinarlo y de conseguir los objetivos que necesita la cadena, de esta manera estaremos en el buen camino.

Valoraciones

Convertir una empresa de Éxito en una empresa franquiciadora es el resultado de la exigencia de un mercado cada vez más competitivo y la decisión de empresarios cada vez más ágiles e imaginativos a la hora de dar respuesta al reto de competitividad planteado.

Es cierto que la franquicia es una más entre las distintas posibilidades de asociacionismo y expansión que pueden considerar las empresas. Pero también es cierto que el asentamiento y madurez alcanzado por el sistema de franquicia en el mundo empresarial de nuestro país encuentra su explicación en las ventajas que son propias, y casi exclusivas, del sistema de franquicia.

La decisión de convertir en franquiciadora una empresa requiere, sin embargo, de toda la prudencia y objetividad necesaria para realizar una adecuada autoevaluación. Se trata de tomar adecuado conocimiento de las virtudes y defectos de nuestra organización empresarial, de nuestros aspectos diferenciales, de nuestro valor añadido, de nuestras posibilidades y objetivos de crecimiento y de las necesidades estructurales que, el crecimiento marcado como objetivo, va a requerir.

Desde ahora debe desecharse la idea de que una empresa capaz de franquiciar su concepto de negocio debe, necesariamente, ser una gran empresa. Ser franquiciador no es algo que dependa del tamaño de la empresa, sino más bien con la organización de la misma y su sistema de funcionamiento.

Lo esencial es dotar al negocio de unas bases firmes, bien consolidadas, identificadas y que sean susceptibles de ser reproducidas en la figura del Franquiciado. Si hacemos un repaso de las principales franquicias, españolas e internacionales, encontramos una realidad unánime. Cada franquicia tuvo como precedente empresarial un negocio de Éxito, diferenciado y con una oferta y operativa de funcionamiento reproducibles.

Sin embargo, en nuestra opinión, la labor y el reto de la empresa franquiciadora no termina con la identificación de ese concepto de negocio exitoso, ni siquiera con la manualización de dicho concepto o la creación de un adecuado programa de formación y asistencia a los futuros franquiciados. El gran reto del buen franquiciador es mantener el grado de Éxito de su concepto de negocio.

Desde nuestra experiencia, hemos tenido y tenemos contacto cotidiano con empresas franquiciadoras que entienden a la perfección que la buena salud empresarial de su red franquiciada no depende sólo, aunque también, de métodos o procesos testados y adecuadamente transmitidos.

El aspecto fundamental es mantener el carácter diferencial, novedoso y atractivo del negocio, lo que requiere del franquiciador un esfuerzo de continuo contacto con el mercado, con su evolución, con las nuevas fuentes de competencia que puedan aparecer, con las preferencias que marca el consumidor, con todo aquello que hizo, en su día, que el empresario, antes de ser franquiciador, lograra definir un concepto de Éxito.

Lo demás, la manualización de los procesos, la redacción de un buen contrato, la definición de programas formativos y asistenciales, etc, es importante, pero en ese aspecto el empresario siempre podrá contar con la ayuda de profesionales especializados en la materia que le asesoren.

Lo esencial, y donde el empresario es el principal, casi el único, protagonista, es, por una parte, la creación de un concepto de negocio susceptible de ser franquiciado y, por otra, la toma de la decisión de acometer una expansión a través del sistema de franquicia.

Si tiene usted un buen negocio, no lo dude y franquícielo, le hemos mostrado las ventajas que le proporcionará y cómo debe hacerlo, saldrá ganando usted y nos hará ganar a los demás, a los clientes y a los inversores.